7.11. Zusammenarbeit im Lokalen Netzwerk

Dieser Workshop beschäftigt sich mit der Nutzung von Outlook 2000 zur gemeinsamen Terminplanung ohne Exchange Server.

7.11.1	Was wird benötigt?
7.11.2	Die free/busy Freigabe einrichten
7.11.3	Outlook einrichten
7.11.4	Kontakte vorbereiten

7.11.1. Was wird benötigt?

	Outlook 2000
	Internes Mailsystem (siehe Workshop "Interne Email im Netzwerk..")
	Ein Rechner, der als "Server" dient. (Das muss kein Server Betriebssystem sein.)

7.11.2. Die free/busy Freigabe einrichten

Einen zentralen Rechner bestimmen (hier MeinServer genannt), der entweder

immer eingeschaltet ist oder

als erster eingeschaltet und als letzter ausgeschaltet wird.

auf diesem Rechner einen Ordner anlegen (als Name bietet sich freebusy an)

Diesen Ordner im Netzwerk als freebusy freigeben.

Alle müssen Schreib- und Leserechte haben!

Der Ordner wird nicht sehr groß werden. Die Free/Busy Dateien sind ca. 2 - 100 KB groß

Evtl. gibt man den Ordner als versteckte Freigabe frei, damit die User nicht versehentlich alle free/busy Daten der Firma löschen.

Der Ordner sollte in ein Backup eingebunden werden.

Der Pfad zu diesem Ordner sollte jetzt in etwa so aussehen:
\\MeinServer\freebusy

7.11.3. Outlook einrichten

Web Publishing Assi downloaden und installieren.

Outlook öffnen / Extras / Optionen / Register Einstellungen / Button Kalenderoptionen / Button Frei/Gebucht Optionen

Einstellung der Frei/Gebucht Zeiten ohne Exchange Server

Im o.a. Screenshot ist sehr schön zu sehen, wie die URL für Freigaben im LAN aussieht.

Bitte achten Sie besonders darauf, dass für jeden User eine Datei angegeben werden muss. Am einfachsten ist es sicher, für jeden User eine Kombination aus Vornamen + 1.Buchstabe des Nachnamens zu verwenden.

Die Dateiendung für Free/Busy Dateien ist *.vfb

Sie müssen diese Schritte für jeden Rechner einmal durchführen. (WebPub-Assi installieren und Free/Busy Pfad angeben)!

7.11.4. Kontakte vorbereiten

Im Gegensatz zum Exchange Server müssen Sie bei dieser Konfiguration selber dafür sorgen, dass Outlook die Free/Busy Zeiten Ihrer Mitarbeiter findet.

Dazu legen Sie für jeden Mitarbeiter einen Eintrag in Kontakte an.

Tragen Sie die Email-Adresse ein, die Sie für diesen Kontakt im internen Netzwerk benutzen.

Rechtsklick auf diese Email-Adresse / Eigenschaften / Setzen Sie das Häkchen bei RTF.

Wechseln Sie zum Register Details und geben Sie dort die URL für den jeweiligen Kontakt ein.

Speichern Sie den Kontakt ab und führen Sie diese Schritte für jeden Mitarbeiter im LAN durch.

Outlook wird die Free/Busy Zeiten der Mitarbeiter nur dann finden, wenn sie in den Kontakten des jeweiligen Outlook eingetragen sind.

Sie müssten diese Schritte also für jeden Ihrer Rechner, auf dem Outlook installiert ist, durchführen.

Das können Sie vermeiden, indem Sie die Kontakte einmal zentral erstellen, dann als vCard abspeichern und allen anderen Usern im Netz per Email zusenden.

Sie sollten jetzt in der Lage sein, auch ohne Exchange Server die Terminplanung mit Finden der Free/Busy Zeiten durchzuführen.

Wie das Buchen von Mitarbeitern funktioniert, können Sie in Abbildung 9.7 sehen.

Bitte beachten Sie, dass Sie auf diese Art keine Buchung/Reservierung von Ressourcen vornehmen können, da Ressourcen nur mit Exchange Server möglich sind.