7.17. Notebook und Desktop-PC synchronisieren

7.17.1. Einleitung

Wenn Sie zusätzlich zu Ihrem Desktop-PC auch ein Notebook einsetzen, werden Sie sicher die Outlook-Daten beider Systeme synchron halten wollen.
Dieser Workshop beschäftigt sich mit den dafür vorhandenen Möglichkeiten.

Die grundlegende Überlegung hierbei ist, dass die Daten möglichst nur einmal zentral gespeichert werden sollten. Sie greifen dann mit Outlook auf diese Daten zu und müssen sich daher nicht mehr um die Synchronisierung kümmern.

7.17.2. Übersicht

Um dieses Ziel zu erreichen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

MS Exchange Server einsetzen

Synchronisations-Software einsetzen

Den Persönlichen Ordner regelmäßig kopieren

Nur einen Persönlichen Ordner verwenden

Ich werde in diesem Workshop ausschließlich auf die letzte Möglichkeit eingehen.
(Ich denke, Sie benötigen wohl kaum eine Anleitung, wie Sie eine Datei von einem Rechner zum anderen kopieren.<g>)

7.17.3 Was wird benötigt?

	lokales Netzwerk (LAN)
	Freigabe eines Ordners auf dem Notebook
	Outlook auf beiden Rechnern in der gleichen Version installiert (Es geht auch mit unterschiedlichen Versionen - ist aber nicht empfehlenswert.)

7.17.4. Vorbereitung

	Legen Sie auf dem Notebook einen neuen Ordner an (z.b. C:\PST-Datei )
	Geben sie diesen Ordner frei (Rechtsklick / Freigabe) Bei Windows NT - XP Professional ist dieser Menüpunkt standardmäßig vorhanden. Bei Windows 95 - 98 und ME benötigen Sie zwingend die Datei- und Druckerfreigabe. (Rechtsklick auf Netzwerkumgebung / Button Datei und Druckerfreigabe )
	Legen Sie (bei Dateisystem NTFS) die notwendigen Berechtigungen so fest, dass Sie vom Desktop-PC aus darauf zugreifen können. (Sie benötigen Schreib-/Leserechte auf diesen Ordner - am besten Sie geben sich Full Control für diesen Ordner)
	Testen Sie vom Desktop-PC aus, ob Sie auf diesen Ordner zugreifen können. Start / Ausführen: \\<Name des Notebook-Rechners>\PST-Datei

7.17.5. Einrichtung

Auf dem Notebook:

Öffnen Sie Outlook auf dem Notebook.
Rechtsklick auf Outlook Heute / Eigenschaften / Erweitert
Merken Sie sich den Pfad zu Ihrem Persönlichen Ordner (*.pst)
Schließen Sie Outlook
Wechseln Sie im Windows Explorer zu dem Ordner, in dem Ihre PST Datei liegt.
Verschieben (nicht kopieren!) Sie die PST Datei in den Ordner C:\PST-Datei.
Öffnen Sie Outlook - Outlook findet nun die PST Datei nicht, da sie verschoben wurde.
Geben sie den Pfad zu PST Datei an (C:\PST-Datei).

Auf dem Desktop-PC:

	Gehen Sie genauso vor, wie oben in Schritt 1 bis Schritt 6 beschrieben.
	Verschieben Sie die PST Datei des Desktop-PC's aber in einen beliebigen anderen Ordner auf dem Desktop-PC. Es geht hier nur darum, Outlook zu zwingen, Sie nach dem Pfad zur PST Datei zu fragen. Die Datei, die Sie jetzt verschieben, wird später nicht mehr verwendet.
	Öffnen sie nun Outlook und geben Sie den Pfad zum freigegebenen Ordner auf dem Notebook an.
	Outlook sollte jetzt die PST-Datei auf dem Notebook öffnen.

Hinweis für Outlook 2002:

Unter Extras / Optionen / Register Mail-Setup / Button Datendateien können Sie die PST Dateien verwalten.

7.17.6. Hinweise

Sie verfügen nun über eine einzige Datendatei, die somit automatisch immer "synchron" ist.

Der Vorteil dieser Lösung ist natürlich auch gleichzeitig ein Nachteil:

Geht diese PST Datei verloren (Absturz des Rechners, versehentliches Löschen, Datei wird korrupt) sind alle Ihre Daten verloren!

Führen sie daher in regelmäßigen Abständen ein Backup dieser Datei durch!

Evtl. hilft ihnen beim Backup die Idee aus diesem "Script-Workshop", die bei mir in verschiedenen Varianten ihren Dienst tut.
(Bitte betrachten Sie diesen Workshop als Anregung. Setzen Sie ihn nicht einfach "blind" um.)

Nach wie vor gilt auch bei dieser Lösung: Sie können nur mit einem Outlook zur Zeit auf diese Datei zugreifen. Sie müssen das Outlook auf dem Desktop-PC schließen, bevor Sie mit dem Outlook des Notebook arbeiten können - und umgekehrt.

Ihr Notebook muss

immer eingeschaltet sein,

mit dem Netzwerk verbunden sein

Windows muss gestartet sein.

Sie müssen sich nicht am Notebook anmelden (Einloggen). Freigaben funktionieren auch, wenn niemand am Rechner angemeldet ist.

7.17. Notebook und Desktop-PC synchronisieren

Auf dem Notebook:

Auf dem Desktop-PC:

Hinweis für Outlook 2002:

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