Outlook 2002
Impressum und rechtliche Hinweise

von Folke Kieseler ( MCSE, MVP Outlook)

zuletzt geändert: 31-Okt-2004

Dieser Workshop ist derzeit im Aufbau.

7.19. Der Import / Export Workshop

Tipps sind Herzlich Willkommen: -> Feedback

Einleitung

(noch fehlen mir hier die Worte... )

Inhalt Import / Export Workshop

7.19.1	Export aus Outlook
7.19.2	Import in Outlook
7.19.3	Szenario: Import von Excel-Daten in Outlook (Excel -> Outlook)
7.19.4	Szenario: Outlook -> Excel
7.19.5	Szenario 3: Access -> Outlook
7.19.6	Szenario 4: Outlook -> Access
7.19.7	Szenario 5: ???
7.19.8
7.19.9

7.19.3.

Szenario: Import von Excel-Daten in Outlook (Excel -> Outlook)

Der Import geschieht in 3 Schritten.

Schritt 1: zuerst die Daten nachbearbeiten

	Excel öffnen
	Daten nachbearbeiten
	Postleitzahl Felder explizit mit dem Format "Text" versehen. Es könnte sonst passieren, dass bei PLZ führende Nullen verloren gehen.

Eine weitere Möglichkeit, die Postleitzahlen richtig zu importieren, nennt smarttools:

rechts neben die Spalte mit den PLZ eine weitere Spalte einfügen

in die erste Zelle neben der ersten PLZ die folgende Formel eingeben:

1	Spalte A	Spalte B
2	01234	=TEXT(A2;"00000")

Diese Formel bis nach unten kopieren und dann diese Spalte importieren.

Schritt 2: Bereichsnamen in Excel festlegen

	alle Daten (nur die Daten+Überschriften !) markieren
	Einfügen / Name /Definieren klicken
	dann einen Namen vergeben (z.b: XL_ADR)
	Excel-Tabelle abspeichern
	Excel schließen

Schritt 3: dann diese Daten importieren

	Outlook öffnen
	Datei / Importieren-Exportieren / Import aus anderen Programmen oder Dateien / "Weiter" klicken
	Microsoft Excel / "Weiter" klicken
	zum importierende Datei auswählen und Duplikate-Optionen festlegen
	Zielordner festlegen / Felder zuordnen / "Fertig stellen" klicken

7.19.4.

Geburtstage fehlen nach Import aus Excel

Wenn man Kontakte aus einer externen Datei (z.b. Excel oder auch Outlook PST Datei) importiert, werden nicht automatisch Geburtstags-Einträge im Kalender erstellt.

Dafür habe ich ein kleines Tool (OLBCreator.exe*) erstellt.
Sie finden es auf auf der Downloadseite (Download Nummer 20).
Mit OLBCreator ist es einfacher und schneller, als wenn Sie das Makro in Ihr Outlook kopieren müssten.
* OLBCreator basiert teilweise auf dem u.a. Code.

Das Tool wird von mir nicht weiter entwickelt und auch nicht mehr verändert. Der Zweck des Tools war/ist, das mühsame Erstellen und Anwenden des Makros zu umgehen. Wenn Sie weitere Funktionen benötigen (z.b. vorherige Prüfung auf Vorhandensein eines Geb-Eintrages), passen Sie bitte einfach das Makro an.

Ein kleines Outlook-VBA Makro erledigt das für uns. Der "Trick" hierbei ist: Outlook erzeugt automatisch einen jährlichen Termin im Kalender, wenn man manuell einen Geburtstag eingibt und den Kontakt dann speichert. Durch den Import haben aber alle Kontakte nun schon einen Geburtstag. Man müsste jeden Kontakt öffnen, sich das aktuell eingetragene Geburtsdatum merken, es durch ein beliebiges Datum ersetzen, danach wieder das richtige Datum eintippen (jetzt erkennt Outlook intern eine Änderung des Kontaktes), dann den Kontakt speichern.

Genau das erledigt dieses Makro für uns.

Sub BirthdayImport()
' Quelle: Unbekannter Autor - Vielen Dank!
' Ich habe nur die Kommentare und die Messageboxen hinzugefügt

MsgBox "Dieses Makro erzeugt jährliche Termine aus den Geburtstagen der Kontakte." & vbCrLf & "Wählen Sie im folgenden Dialog den Kontakteordner aus, den dieses Makro durchsuchen soll.", vbInformation, "Geburtstage im Kalender eintragen"

Dim myFolder As MAPIFolder
' Öffne Ordner-Dialog zum Auswählen des Kontakte-Ordners
Set myFolder = Session.PickFolder
For i = myFolder.Items.Count To 1 Step -1
If myFolder.Items(i).Class = 40 Then
myFolder.Items(i).Display
' den richtigen Geburtstag in mybirthday merken
mybirthday = myFolder.Items(i).Birthday
' Geburtstag mit beliebigem Datum überschreiben,
' um eine Änderung zu erzeugen
myFolder.Items(i).Birthday = "12.12.2000 "
' nun wieder richtiges Datum aus mybirthday eintragen
myFolder.Items(i).Birthday = mybirthday
' Kontakt erneut speichern.
' Jetzt arbeitet Outlook im Hintergrund automatisch und erstellt
' einen jährlichen Eintrag im Kalender
myFolder.Items(i).Save
' Kontakt schließen
myFolder.Items(i).Close 0
End If
' zum nächsten Kontakt gehen und alles wieder von vorne
Next i

MsgBox "Fertig!" & vbCrLf & "Es wurden " & myFolder.Items.Count & " Kontakte durchsucht.", vbInformation, "Information"

End Sub

Installation:

	Öffnen Sie Ihr Outlook
	Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F11
	Klappen Sie links oben das Projekt solange auf, bis Sie "This Outlook Session" oder "Diese Outlook Sitzung" sehen.
	Kopieren Sie alles in dem gelben Fenster oben in diese Outlook Sitzung
	Klicken Sie nun Extras / Verweise
	Suchen Sie die Microsoft Outlook 10 Object Library (oder Microsoft Outlook 11 Object Library) und hake sie an.
	Schließen Sie den VBA Editor und speichern Sie die Änderung
	Starten Sie das Makro mit der Tastenkombination Alt + F8 (oder: Extras / Makro / Makros)

7.19.5.

Szenario: Import von Text Daten in Outlook (*.txt/*.csv -> Outlook)

Wenn gar nichts mehr geht, hilft es (meistens) die gewünschten Daten als Text (*.txt oder *.csv) zu exportieren/importieren.
Das Hauptproblem stellt dabei unter Windows das "Listentrennzeichen" (Separator) dar.

siehe auch: http://www.excel-center.de/faq/artikel.php?ide=ad2001-07-22-2821

Outlook erwartet beim Import das Komma (,) und nicht das Semikolon (;) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Feldern eines Datensatzes.

Da das Komma im deutschen Windows aber schon für die Trennung von Dezimalzahlen verwendet wird, ist als Listentrennzeichen standardmäßig das Semikolon eingestellt.

Lösung:

Vor dem Export aus Outlook oder einer beliebigen anderen Anwendung

Systemsteuerung / Ländereinstellungen / Register "Zahlen"

dann ganz unten "Listentrennzeichen"

Dort (per Hand - ist nicht im Drop-Down-Feld) ein Komma eintragen.
Natürlich nicht das Wort "Komma", sondern das Kommazeichen "," (ohne Anführungsstriche)!

Vergessen Sie bitte nicht, diese Einstellung wieder rückgängig zu machen, wenn der Export der Daten erledigt ist. Es könnte sonst zu Problemen bei der Zahlendarstellung kommen.

Tip:

In den meisten Fällen ist es eine gute Idee, solche *.txt oder *.csv Dateien mit Excel nachzuarbeiten.

Excel bietet ausgezeichnete Suchen/Ersetzen und Sortierfunktionen. Außerdem kann man in Excel sehr einfach verschiedene Spalten zusammenfassen oder erweitern. Häufig werden Telefonvorwahlen und Nummern in getrennten Feldern gespeichert. Das macht Outlook nicht.

Deshalb fasst man in Excel diese Spalten zusammen und importiert dann diese neue Spalte in Outlook.

Angenommen, die Vorwahlen sind in Spalte A und die Telefonnummern in Spalte B, die Feldüberschriften in Zeile 1, dann gehe wie folgt vor:

Setze den Cursor in Zelle C2

gib folgende Formel ein: = A2 & "-" & B2

Drücke die "Enter" -Taste

Klicke mit der rechten Maustaste auf die Zelle C2 und wähle aus dem Kontextmenü "Kopieren"

Markiere dann die Spalte C bis ganz nach unten zum letzten Datensatz

Drücke wieder die "Enter" -Taste

	A	B	C
1	Vorwahl	Nummer	Tel_Kombi
2	0381	123456	= A2 & "-" & B2

Kontakte nach Excel exportieren (Outlook -> Excel)

Evtl. müssen Sie manchmal Kontakte Listen erstellen oder sie möchten Kontakte an jemanden weitergeben aber eben nicht mit allen Feldern. Wie auch immer, so geht's:

Öffnen Sie Outlook / Öffnen Sie Excel mit einer leeren Arbeitsmappe

Zeigen Sie in Outlook die Kontakte an

Markieren Sie alle gewünschten Kontakte

Ziehen Sie sie per Drag & Drop nach Excel

	Ziehen Sie die Kontakte dazu zuerst nach unten auf die Startleiste, genau über den Excel Taskbar Button. Warten Sie einen kleinen Moment, bis Excel im Vollbild-Modus im Vordergrund aufgeht.
	Ziehen Sie nun weiter mit der Maus nach oben, bis z.b. Zelle A1 markiert ist.
	Lassen Sie nun die Maustaste los.

Jetzt können Sie, wie gewohnt, in Excel Nachbearbeitungen und Sortierungen vornehmen, Spalten entfernen, Werte automatisch ändern lassen usw.