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Letzte Aktualisierung: 15-Dez-04

7.2. Netzwerkordner mit OL2000

Outlook 2002/2003 unterstützt keine Netzwerkordner.
Outlook 2002/2003 kann auch keine bestehenden Netzwerkordner abonnieren.
Das Produkt Public Sharefolder ( www.publicshareware.de ) ist eine Alternative zu Netzwerkordnern.

Netzwerkordner (Netfolder = NFO) sind Ordner, die durch (versteckte) Email synchronisiert werden.
Die Vorgehensweise ist grob gesagt so:

	Jemand gibt einen Ordner für andere frei
	Die anderen erhalten den jetzigen Terminbestand des Ordners
	Alle können diesem Ordner Termine hinzufügen oder löschen

Für Netzwerkordner wird kein MS Exchange Server benötigt!
NFO sind nämlich die "Mini-Alternative" zum Exchange Server.

Einen Rat vorweg:

Man braucht etwas Geduld bei der Arbeit mit NFO's. Obwohl sie per Email aktualisiert werden, müssen die Informationen in diesen Mails erst von OL2000 abgearbeitet werden. Nach meiner Erfahrung dauert es vom Eintreffen der Mail bis zum Erscheinen der Einträge im NFO ca. 2 - 5 Minuten.

7.2.1	Was wird benötigt?
7.2.2	Welche Ordner können nicht freigegeben werden?
7.2.3	Wie gehe ich vor?
7.2.4	Kleiner Umweg zur Vorbereitung
7.2.5	Weiter mit der Einrichtung des NFO
7.2.6	Einstellungen bei NFO's
7.2.7	Ansichten bei NFO's
7.2.8	Mitglieder hinzufügen / Berechtigungen
7.2.9	Troubleshooting für Netzwerkordner

7.2.1. Was wird benötigt:

MS Outlook 98 oder 2000 (es geht nicht mit Outlook 97 oder OL2002)

installiertes Netzwerkordner Add-In

ein Email-System

	entweder ein internes Emailsystem für das LAN
	oder ein Internet Emailzugang (kein IMAP - s. Troublesh.)

7.2.2. Welche Ordner können nicht freigegeben werden?

	Posteingang Erstellen Sie einen weiteren Ordner und leiten Sie die gewünschten Mails per Regel-Assistent um Diesen neuen Ordner kann man freigeben.
	Postausgang
	Offline-Ordner (*.OST)
	MS Exchange Server Ordner (Ist auch nicht notwendig. Wir haben ja gar keinen Exchange Server.)

7.2.3. Wie gehe ich vor:

In diesem Beispiel sollten Sie zuerst einen neuen Kalender-Ordner erstellen.

Datei / Neu / Ordner / (Namen eintragen) / Ordner enthält...: Termin

Dadurch kann man alles in Ruhe testen, ohne den primären Kalender zu benutzen.
Achtung: Beim Einrichten eines NFO hat man die Möglichkeit, alle Änderungen im Journal zu erfassen (Checkbox). Das funktioniert - wie immer - nur mit dem primären Kalender. Wenn man, wie in diesem Beispiel, einen "Test-Ordner" erstellt, werden demzufolge keine Journaleinträge erstellt!

7.2.4. Kleiner Umweg zur Vorbereitung

Die NFO haben manchmal Synchronisationsprobleme (s. dazu Troubleshooting)

Ein Hauptproblem scheint die Verwendung von OL2000 im CW-Modus in Verbindung mit NFO's zu sein.

Man kann natürlich seine Installation in IMO-Modus ändern. Wenn das aber nicht gewünscht ist, gibt's noch eine "letzte" Chance:

Ein Workaround für diese Probleme ist die Verwendung von "MS Outlook Rich Text" (RTF) für die Empfänger der NFO - Aktualisierungen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

	Erstellen Sie für jeden potentiellen Empfänger einen Kontakt - Eintrag (falls noch nicht vorhanden)
	Öffnen Sie jeden dieser Kontakte und klicken mit der rechten Maustaste auf die Email-Adresse / wählen Sie dann Eigenschaften.
	Markieren Sie die Checkbox "Für diesen Empfänger Microsoft Outlook Rich-Text-Format verwenden"
	Bestätigen Sie alle Eingaben, speichern und schließen Sie den Kontakt
	Wiederholen Sie diese Schritte für jeden potentiellen Empfänger des NFO

7.2.5. Weiter mit der Einrichtung des NFO

Falls das Netzordner Feature noch nicht installiert ist, wird OL2000 sich selbständig melden und die Office / Outlook CD verlangen.
Halten Sie sie deshalb bereit.

Zeigen Sie den oben erstellten Ordner an

Klicken Sie Datei / Freigeben / Diesen Ordner

Es öffnet sich ein Dialogfeld "Ordnerfreigabe" mit einigen Infos.

Klicken Sie "Weiter"

Wählen Sie jetzt die Personen aus, denen der Kalender freigeben werden soll.

Klicken Sie dazu auf "Hinzufügen" und wählen die entsprechenden Email-Adressen aus

Weisen Sie den ausgewählten Empfängern "Berechtigungen" zu

Wenn man mit allem fertig ist, klickt man "Weiter"

eine aussagekräftige Beschreibung für den Ordner eingeben und dann "Weiter" klicken

Man erhält eine abschließende Meldung des Assistenten und kann auf "Fertigstellen" klicken.

Dieser Teil der Aufgabe ist damit erledigt.

	Beim nächsten Mailversand gehen die Einladungsemails an die Empfänger.
	Diese müssen die Mail öffnen und unten links auf "Annehmen" klicken.
	Die Empfänger können in dieser Mail unten rechts den Namen bestimmen, unter dem der neue NFO in Ihrem Outlook auftaucht.

Man muss jetzt warten, bis alle Empfänger die Einladung angenommen haben. Wenn Sie auf diese Einladungsmail antworten, wird automatisch eine Bestätigung zurück gesendet.

Wie (so ziemlich) alle Mails bei NFO's ist auch dies eine versteckte Mail. Man kann sie meist nur ganz kurz im Posteingang "aufblitzen" sehen und dann ist sie auch schon wieder verschwunden.

7.2.6. Einstellungen bei NFO's

Rechtsklick auf den freigegebenen Ordner / Eigenschaften / Register Freigabe

Hier stellt man ein:

	Aktualisierungsintervall
	Bestätigung der Inhalte der Mitgliedsordner (2 Tage ist ok)
	max. Aktualisierungsgröße (1 MB ist ein guter Wert)
	Eintrag in das Journal (nur für primären Ordner!)
	Aktualisierung jetzt senden (erzwingt eine Aktualisierung)
	Freigabe aufheben.

7.2.7. Ansichten bei NFO's

Zusätzlich zur normalen Ansicht in einem Kalender empfiehlt es sich, eine Tabellen-Ansicht zu erstellen. ( Workshop Ansichten )

Es gibt eine Begrenzung auf eine max. sichtbare Anzahl von Terminen pro Tag (8-10?). Dann ist eine Tabellenansicht sehr hilfreich.

Wenn man diese Ansicht erstellt, bevor man den Ordner freigibt, wird diese Ansicht mit gesendet und alle können sie nutzen.

Voraussetzung ist natürlich, dass die Ansicht als "Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar" eingestellt ist.

Aber "Ansichten" sind hier nicht unser Thema, deshalb weiter im Text.

7.2.8. Mitglieder hinzufügen / Berechtigungen

Freigegebenen Ordner anzeigen

Datei / Freigabe / Diesen Ordner

Der "Freigabe-Assistenten" erscheint erneut.

Berechtigungen können hier auch geändert werden.

Jede Änderung der Berechtigung erfordert eine komplette Neuübertragung des NFO an (nur) diesen Empfänger.

7.2.9. Troubleshooting für Netzwerkordner

Sicherheits Patch installiert? (s. hier)

Die passenden MS-KB Artikel:

OL2000: Troubleshooting Netfolders
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q229/9/62.asp

OL2000: Err Msg: Illegal Page fault in fldpub.dll
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q196/1/09.asp

Using Outlook with IMAP-Server
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q197/6/36.asp

In der OL 2000 Online Hilfe ist die Einrichtung von NFO sehr gut beschrieben.

Allerdings gibt es häufig Klagen über die Zuverlässigkeit dieser Lösung.
Speziell die korrekte Synchronisation in beide Richtungen scheint sehr anfällig zu sein.

mögliche Ursachen für Probleme (genau durchlesen)

	NFO's, die über Internet synchronisiert werden, funktionieren nicht, wenn ein IMAP-Server verwendet wird.
	Jemand verwendet den CW-Modus und sendet nicht im RTF-Format.
	Termine sind als "privat" gekennzeichnet. Diese werden standardmäßig nicht synchronisiert.
	Der gesamte NFO ist größer als 2 MB (internes Limit).
	Der freigegebene NFO oder der NFO auf der Empfängerseite ist passwortgeschützt. (entfernen Sie das Passwort)
	Das Regel Assistent Add-In ist beschädigt.
	Die Regel Assitent Datei *.rwz ist beschädigt.
	Das Netfolder Add-In ist beschädigt.
	Der Internetanbieter erlaubt kein Auto-Reply.
	Die fldpub.dll ist beschädigt.
	Jemand verwendet 2 Profile, die auf die gleiche PST-Datei zeigen, in der sich der NFO befindet (Es können doppelte Einträge im NFO entstehen.)

mögliche Lösungen für Synchronisationsprobleme:

	Aktualisierung erzwingen (s. Einstellungen bei NFO's)
	Termine nicht als privat kennzeichnen
	Passwortschutz des NFO entfernen
	Outlook im IMO-Modus installieren.
	Für die Empfänger RTF verwenden (s. ...Umweg...)
	Das Netfolder-Hilfsprogramm nfclean.exe verwenden (Auf der Festplatte suchen und ausführen. Keine grafische Oberfläche! Arbeitet vollständig ohne Benutzereingaben.)
	Details sind im oben genannten MS-KB Artikel zu finden