7.22. Nachrichten bei Abwesenheit beantworten (Out of Office)

Einleitung

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Häufig wurde mir die Frage gestellt: "Wie kann ich eine Abwesenheitsnotiz versenden lassen?" Daher hier nun eine ausführliche Anleitung dazu.

Diese Anleitung gilt (im Prinzip) für jedes Email-Programm - nicht nur für Outlook.
Nur die Teile, die Outlook im Zusammenwirken mit Microsoft Exchange Server beschreiben, sind nur für Outlook gültig.

Es gibt für diese Art der Email Beantwortung verschiedene Begriffe. Hier eine (nicht komplette) Liste:

	Abwesenheitsnotiz, Abwesenheitsschaltung, Abwesenheits-Assistent
	Urlaubsnotiz
	Out of Office (müsste eigentlich mit OoO abgekürzt werden, wird aber mit "Out of Facility" OoF abgekürzt)

Ich werde im folgenden Out of Office (OoF) benutzen

Ganz wichtig!

Es wird zwischen Out of Office (OoF) auf dem Server und auf dem Client (Outlook oder auch Outlook Express usw.) unterschieden.

Wenn Sie wollen, dass Ihr Outlook während Ihrer Abwesenheit eingehende Nachrichten automatisch beantwortet, muss Outlook auch gestartet sein.

Client OoF bedeutet:

	Ihr Rechner muss eingeschaltet sein
	Outlook (oder ein anderes Email Programm) muss gestartet sein
	Outlook (oder ein anderes Email Programm) muss regelmäßig Emails abholen
	Sie müssen in Outlook eine Regel einrichten, die eingehende Emails beantwortet.
	Im allgemeinen ist diese Lösung also nicht zu empfehlen

Wenn Sie wollen, dass Ihr Email-Server während Ihrer Abwesenheit eingehende Nachrichten automatisch beantwortet, muss Outlook nicht gestartet sein.

Server OoF bedeutet:

	Ihr Rechner muss nicht eingeschaltet sein
	Sie müssen auf dem Email-Server eine Regel einrichten, die eingehende Emails beantwortet.
	Verwenden Sie diese Lösung, wenn Ihr Outlook mit Exchange Server verbunden ist.
	Im allgemeinen ist diese Lösung also zu empfehlen und ist auch mit Email-Servern von Internet-Anbietern zu realisieren (z.b. GMX.de oder Web.de oder freenet.de)

Abwesenheitsmeldung in Outlook einrichten

Folgen Sie dieser Anleitung nicht, wenn Sie mit einem Exchange Server verbunden sind.
Schauen Sie dann weiter unten auf dieser Seite nach.

Für den Fall, dass Sie nun immer noch eine Abwesenheitsschaltung mit Ihrem Outlook einrichten wollen, erstellen Sie einfach eine Regel:

hier: komplette Screenshots (für Outlook 2003)

Zuerst erstellen Sie die Vorlage für die Abwesenheitsnotiz.

Vorlagen gibt es nicht nur in Word, sondern auch in Outlook. Dort haben Sie die Dateiendung *.oft und liegen in

C:\Dokumente und Einstellungen\<User_Name>\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

	Schalten Sie Word 2003 als Email-Editor ab (Extras / Optionen /Register E-Mail Format/ haken bei "E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten" entfernen)
	dann eine neue leere Email erstellen
	gewünschten Text einfügen (z.b. Bin im Urlaub von...bis... Meine Vertretung ist...)
	keinen Empfänger in An: oder CC: eintragen. (das ist sehr wichtig - Outlook versendet diese Antwort nur korrekt, wenn Sie die Empfänger leer lassen)
	Als Betreff wählen Sie etwas wie: Abwesenheitsnotiz

Diese Email jetzt nicht absenden. Statt dessen

	Datei / Speichern unter... /
	Dann das Vorlagenformat *.oft auswählen und im Ordner Vorlagen mit dem Dateinamen OoF.oft speichern.
	Die offene Email schließen Sie jetzt einfach. Nicht speichern und falls die Mail noch im Ordner Entwürfe zwischengespeichert sein sollte, können Sie sie dort auch löschen.

Nun erstellen Sie die Regel

	Zeigen Sie Ihren Posteingang an (der Regel-Assi ist sonst nicht verfügbar)
	Extras / Regeln und Benachrichtigungen (oder Regel-Assistent)
	Neue Regel erstellen (ohne Vorlage)
	als Bedingung auswählen: "die nur an mich gesendet wurde" (Damit stellen Sie sicher, dass die Antwort nicht an große Mailinglisten geht, die Sie abonniert haben.)
	dann klicken Sie solange "weiter" bis der Regel-Assi bendet ist. Vergeben Sie noch einen Namen für die Regel, z.b. Abwesenheit
	Fertig.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Rechner während Ihrer Abwesenheit eingeschaltet ist und das Outlook gestartet ist.

Weiterhin müssen Sie Outlook so einstellen, dass es automatisch regelmäßig Emails abholen kann.

Abwesenheitsmeldung mit Exchange Server einrichten

	Öffnen sie Ihr Outlook und zeigen Sie den Posteingang an
	Extras / Abwesenheits-Assistent
	anklicken: Ich bin zur Zeit nicht im Büro
	Dann noch einen Text eingeben
	Fertig

Von jetzt an

	versendet Exchange Server auf jede erste Email von einem Absender diese Nachricht. (Ihr Outlook und Ihr PC können dabei ausgeschaltet sein.)
	weitere Nachrichten vom selben Absender erhalten die Abwesenheitsmeldung nicht noch mal.
	Erst, wenn Sie den Abwesenheits-Assi einmal aus- und dann wieder einschalten, geht's von vorne los.
	öffnet sich bei jedem Outlook Start ein Dialog, der Ihnen mitteilt, dass der Abwesenheits-Assi eingeschaltet ist.

Abwesenheitsmeldung mit externem Email-Server einrichten

Die Funktion heißt bei den diversen Internet-Anbietern unterschiedlich