7.3. Serienbriefe / Serienmail mit Outlook

Hinweise:
Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Funktionen der unterschiedlichen Outlook Versionen

Das Konzept für OL2000 sieht vor, dass Serienbriefe jetzt von OL2000 aus gestartet werden. Nicht wie früher von Word aus.
(Obwohl dies nach wie vor auch funktioniert.)

Dadurch ist auch der Zugriff auf benutzerdefinierte Felder möglich.

Sie sollten die Empfänger schon in Outlook filtern (mit einer Ansicht) - das ist einfacher als Filter-Bedingungen in Word zu definieren

7.3.1	Zuerst eine neue Ansicht erstellen
7.3.2	dann gewünschte Kontakte markieren
7.3.3	jetzt die Serienbrief Funktion starten
7.3.4	Serienbrief in Word vollenden
7.3.5.	Serien Email erstellen
7.3.6.	Weiterführende Informationen

7.3.1. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht um Kontakte auszuwählen

(Hier ein Beispiel, um einen Serienbrief an alle Frauen eines Kontakteordners zu senden)

	Schalten Sie die Ansicht „nach Kategorie“ ein
	Klicken Sie jetzt Ansicht/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren
	Jetzt kopieren wir einfach erst mal die aktuelle Ansicht und nennen sie „Alle Frauen“
	Markieren Sie jetzt die neue Ansicht und klicken Sie Ändern
	Klicken Sie jetzt den Button Filter

Suchen nach: Frau / In: Nur in Namensfeldern

Ok klicken, um die Änderung zu bestätigen

Jetzt fügen wir die notwendigen Felder zur Ansicht hinzu:

Klicken Sie Felder und fügen Sie die gewünschten Felder hinzu.

In diesem Beispiel benötigen wir nur die Felder „Name“ und „Postanschrift“

	Also: im rechten Listenfeld alle Felder markieren und entfernen klicken
	Im linken Listenfeld „Name“ suchen - hinzufügen klicken
	Im linken Listenfeld „Postanschrift“ suchen – hinzufügen klicken

7.3.2. Wählen Sie in diesem Beispiel einige der Frauen quer über alle Kategorien aus.

(Markieren mit gedrückter Strg-Taste)

7.3.3. Klicken Sie jetzt Extras/Serienbrief

Wählen Sie im nun erscheinenden Dialogfeld folgendes aus:

Nur ausgewählte Kontakte

Kontaktfelder in aktueller Ansicht

Neues Dokument

Dokumenttyp: Serienbriefe

Zusammenführung an: Neues Dokument

Klicken Sie OK um den Seriendruck zu beginnen

7.3.4. Fügen Sie in Word 2000 die Seriendruckfelder wie gewohnt ein.

Beenden Sie den Seriendruck in Word 2000 wie gewohnt oder sehen Sie im Punkt 7.3.5. nach, um Serien Emails zu erstellen.

7.3.5. Serien Email erstellen (Word 2000)

Nachdem der Serienbrief fertig erstellt ist, können Sie daraus auch eine personalisierte Email an jeden Empfänger erstellen.

Klicken Sie in Word 2000:

	Extras / Seriendruck
	Dann ganz unten links den Button Ausführen
	Wählen Sie im Kombifeld "Seriendruck in" den Wert Email aus
	Klicken Sie den Button Einrichten
	Wählen Sie jetzt für das Kombifeld "Datenfeld mit..." den Wert Email aus
	Geben Sie auch eine Betreffzeile für die Serienmail ein
	Schließen Sie dieses Dialogfeld
	Beginnen Sie den Seriendruck mit Klick auf den Button Zusammenführen

Jetzt sollten die Emails automatisch an Outlook gesendet werden.

7.3.6. Weiterführende Informationen

Outlook 2000 / Word 2000

192258 OL2000: How to Mail Merge Using Contacts
http://support.microsoft.com/?id=192258

Outlook 2002 / Word 2002

304862 WD2002: "Using Mail Merge in Word 2002" White Paper Available for
http://support.microsoft.com/?id=304862

294694 WD2002: How to Use Mail Merge to Create E-mail Messages
http://support.microsoft.com/?id=294694

Wichtige Hinweise zu Serien Email:

	Mit installiertem Security Patch werden Sie unter Umständen bei jedem Kontakt gefragt, ob Sie die Mail versenden wollen. Siehe dazu die unten stehende Übersicht.
	Verwenden Sie deshalb mit OL2002 das Format HTML für Serien Email.
	Dateianhänge können Sie nur mit Tools von Drittanbietern mit Serien Email versenden. Siehe dazu u.a.: http://www.slipstick.com/contacts/startletter.htm

Serien Email Übersicht

Feature	Outlook
Feature	2000	2002	2003
mögliche Email Formate bei Serien Email (nur Text / HTML / RTF )	nur Text	nur Text, HTML	alle
Security Prompt bei welchem Email-Format?	nur Text	nur Text, Attachment	?
Dateianhang möglich?	nein	nein	nein
welche Word Version?	2000	2002	2003

	Nur ausgewählte Kontakte
	Kontaktfelder in aktueller Ansicht
	Neues Dokument
	Dokumenttyp: Serienbriefe
	Zusammenführung an: Neues Dokument