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Outlook-Net.de von Folke Kieseler ( MCSE, MVP Outlook) |
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Letzte Aktualisierung: 06-Apr-04
Die Tipps in diesem Workshop sind überwiegend für den CW-Modus.
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Kontakte |
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Öffentliche Kontakte |
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Globales Adressbuch (GAB) |
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Persönliches Adressbuch (PAB) |
Sie verwenden diese Adressbücher um Ihre Adress-Daten zu speichern und zu verwalten.
| 7.5.1 | Outlook Adressbuch |
| 7.5.2 | Kontakte |
| 7.5.3 | Öffentliche Kontakte |
| 7.5.4 | Kontakte als Email-Adressbuch einrichten |
| 7.5.5 | Globales Adressbuch (GAB) |
| 7.5.6 | Persönliches Adressbuch (PAB) |
| 7.5.7 | Verteilerlisten |
Bei der Arbeit mit Outlook 2000 wird Ihnen noch ein weitere Begriff begegnen: Das Outlook Adressbuch.
| Das Outlook Adressbuch muss als Dienst
hinzugefügt werden, um andere Adressbücher (Kontakte usw.) nutzen zu
können. Es kann nur einmal als Dienst hinzugefügt werden.
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In das Outlook Adressbuch können Sie keine Adressdaten eingeben.
Das Outlook Adressbuch ist eine Strukturierungshilfe (der "Container" für alle Adressbücher) innerhalb von Outlook 2000.
Alle Kontaktordner, die Sie als Adressbuch nutzen, werden in der Hierarchie unter dem Outlook Adressbuch eingeordnet.
Sie können verschiedene Kontaktordner als Adressbuch verwenden.
Aber Sie können das Outlook Adressbuch nicht direkt mit Daten füllen. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die typische Struktur der Adressbücher.
Sie sehen, dass es unter der Gliederungsstufe „Outlook-Adressbuch“ zwei Ordner „Kontakte“ gibt.
Wie Sie einen Kontaktordner als Adressbuch einrichten, erfahren Sie auf den folgenden Seiten.
Bei der ersten Einrichtung von Outlook 2000 wird automatisch ein Ordner Kontakte erstellt.
Sie sind der Besitzer dieses Ordners und kein Anderer hat Zugriff auf diesen Ordner, bis sie die entsprechenden Berechtigungen dafür einrichten.
Sie sollten den Ordner Kontakte als Ihren Hauptdatenspeicher für Adressen und dazugehörige Informationen verwenden.
Die von Ihnen hier eingegebenen Daten können Sie verwenden, um:
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Email zu adressieren |
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Diesen Kontakt anzurufen |
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Serienbriefe mit Word zu schreiben |
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Geburtstage in Ihrem Kalender zu verfolgen |
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Ein Journal über Ihre Aktivitäten zu diesem Kontakt zu erstellen |
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Notizen mit diesen Daten zu füllen |
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Aufgaben zu erstellen |
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Kontakte mit Anderen auszutauschen (vCard) |
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Adresslisten in anderen Formaten (*.txt, *.xls, *.mdb usw.) zu erstellen (Export in eine Datei) |
Ihre im Ordner Kontakte gespeicherten Daten stellen also den „Grundbaustein“ Ihrer Arbeit mit Outlook 2000 dar.
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Sie können Adressen aus vielen anderen Formaten in den Ordner Kontakte importieren und in viele andere Format exportieren (Datei/ Import-Export). Mit dieser Methode können Sie auch ein Backup Ihrer wichtigen Adressdaten erstellen. |
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Viele Funktionen können Sie schnell erreichen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den gewählten Kontakt klicken. |
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Sie können Aufgaben delegieren und Emails adressieren, wenn Sie den Kontakt mit gedrückter linker Maustaste auf das Aufgaben oder Postausgang Icon ziehen (Drag & Drop). |
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Sie können mit dieser Methode auch eine Notiz erstellen, die gleich die Adresse des Kontaktes enthält. |
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Mit „Ansichten“ können Sie Ihre Kontakte strukturiert darstellen. |
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Verwenden Sie Kategorien, um Ihre Kontakte zu gruppieren. |
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Wenn Sie bei einem Kontakt das Geburtsdatum eingeben, erstellt Outlook 2000 daraus automatisch einen jährlichen Termin, der in Ihrem Kalender angezeigt wird. |
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Sie können eine Übersicht über alle Aktivitäten mit dem betreffenden Kontakt erhalten, wenn Sie den Kontakt öffnen und dann die Registerkarte „Aktivitäten“ wählen. Diese Funktion benötigt nicht zwingend das Einschalten der Journalfunktion. |
Öffentliche Kontakte werden in Öffentlichen Ordnern gespeichert.
Sie sind nur verfügbar, wenn ein MS Exchange Server installiert ist.
Sie sind nur dann automatisch Besitzer dieses Ordners, wenn Sie ihn selber angelegt haben.
Es kann sein, dass Sie auf Öffentliche Kontakte, die von anderen Benutzern erstellt wurden, nur beschränkte oder gar keine Zugriffsrechte besitzen.
Das ist ein wichtiger Unterschied zu Ihrem persönlichen Ordner Kontakte.
Sie können mit diesen öffentlichen Kontakten genauso arbeiten, wie mit Ihren persönlichen Kontakten.
Einschränkungen
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Einschränkungen bestehen in den Berechtigungen für Ihren Zugriff, die im Einzelfall jeweils unterschiedlich sein können. |
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Sie können Ihre Aktivitäten in Zusammenhang mit einem öffentlichen Kontakt nicht in Ihrem privaten Journal verfolgen. |
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Zeigen Sie die Ordner – Liste von Outlook 2000 an |
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kontakte Ordner |
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Wählen Sie das Register „Outlook-Adressbuch“ |
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Aktivieren Sie die Option „Diesen Ordner als Email-Adressbuch anzeigen“ |
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Vergeben Sie einen Namen für dieses Adressbuch |
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Schließen Sie das Dialogfeld mit „OK“ |
Das Globale Adressbuch steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie mit einem MS Exchange Server zusammen arbeiten.
Das GAB wird auf dem MS Exchange Server geführt und vom Administrator gepflegt.
Sie können keine Adressen eingeben aber das GAB zur Adressierung verwenden. (nur „Lesezugriff“)
In der Abbildung sehen Sie das GAB ganz oben (blau markiert) in der Hierarchie Ihrer Adressbücher.
Diese Strukturierung entspricht der Outlook 2000 Ordner-Hierarchie, in der öffentliche Ordner (um so etwas handelt es sich auch beim GAB) über Ihren persönlichen Ordnern angezeigt werden.
Standardmäßig enthält das GAB alle Empfänger, die auf dem MS Exchange Server registriert sind.
Der Administrator kann aber einige Empfänger nicht anzeigen lassen oder aber weitere (z.B. externe Empfänger außerhalb Ihrer Organisation) hinzufügen.
Externe Empfänger erkennen Sie an der blau-grünen Weltkugel vor dem Empfängernamen.
Das persönliche Adressbuch wird in einer Datei mit der Endung PAB gespeichert.
Seit Outlook 2002 wird es nicht mehr standardmäßig installiert. Die Technologie gilt als veraltet
Das PAB ist also unabhängig von Ihren Kontakten und stellt ein separates Adressbuch dar, dass Sie auch separat als Datei kopieren und sichern können.
Das PAB soll Ihnen dazu dienen, Adressen zu speichern, die Sie als „persönlich“ einstufen.
Sie müssen ein PAB zu Ihrem Outlook 2000 Profil hinzufügen, um es nutzen zu können.
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Klicken Sie „Extras / Dienste / hinzufügen“ (nur im CW) | ||||
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Wählen sie ganz unten aus der Liste „Persönliches Adressbuch“ aus. | ||||
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Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können. | ||||
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Achten Sie hier besonders auf:
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Sie können einen beliebigen Pfad und Dateinamen festlegen.
Sie müssen aber darauf achten, dass die Dateiendung „.pab“ lautet (ohne die Anführungszeichen)
Pfad und Sortierung des PAB
Verteilerlisten enthalten beliebig viele Email-Adressen, die in einem bestimmten Kontext zueinander stehen.
Ein klassisches Beispiel für die Verwendung von Verteilerlisten ist die Werbemail. Dabei wird eine Email an viele Empfänger gleichzeitig gesendet. Um nicht jedes Mal erneut alle 200 Empfänger in das Adressfeld der Mail einer Mail eingeben zu müssen, verwendet man eine Verteilerliste (Distribution List)
Verteilerlisten können Sie in 3 verschiedenen Adressbüchern anlegen:
· Persönliche Kontakteordner (erst ab OL2000 unf höher)
· Öffentliche Kontakteordner (Berechtigungen beachten)
· Persönliches Adressbuch
Verteilerlisten können von Ihnen ergänzt oder gekürzt werden ohne dass Sie diese Liste komplett neu erstellen müssen.
Das Anlegen von Verteilerlisten unterscheidet sich ein wenig zwischen Kontakteordnern und dem PAB.
(Schnell-Aufruf: Strg + Shift + L)
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Zeigen Sie den gewünschten Ordner an (private oder öffentlich) |
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Klicken Sie „Aktionen / Neue Verteilerliste“ |
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Das Dialogfeld „Verteilerliste“ erscheint |
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Wählen Sie hier „Mitglieder auswählen“ für Kontakte in ihrem Kontakteordner oder „Neu hinzufügen“ für Kontakte, die Sie nicht in Ihrem Kontakteordner eingetragen haben |
Abbildung 12: Verteilerliste in Kontakten erstellen
· Klicken Sie „Extras / Adressbuch“
· Klicken Sie „Datei / Neuer Eintrag“
· Wählen Sie „Persönliche Verteilerliste“ aus
· Wählen Sie für „Eintrag in:“ Ihr PAB aus
· Vergeben Sie einen Namen für die Verteilerliste
· Fügen Sie die notwendigen Mitglieder hinzu
Abbildung 13: Verteilerliste im PAB erstellen
Wenn Sie Verteilerlisten zum Adressieren von Email verwenden, möchten Sie häufig vermeiden, dass die Empfänger sehen, an wen die Mail außerdem noch gesendet wurde.
Fügen Sie dann die Adresse der Verteilerliste in das Adressfeld „BCC“ ein.
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