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Letzte Aktualisierung: 06-Apr-04

7.6. Allgemeiner Umgang mit der Outlook PST-Datei

Hier sollen ein paar grundsätzliche Dinge zur PST Datei von Outlook gesagt werden.

Wichtig ist hier (wie immer) der Setup-Modus von Outlook.
Sieh deshalb besser vorher noch mal dort nach (2.xx).
Ich werde hier die Abkürzungen IMO und CW verwenden.
Einige Vorgehensweisen unterscheiden sich sehr stark zw. CW und IMO.

7.6.1	Was ist die PST-Datei?
7.6.2	Was wird alles in der PST-Datei abgespeichert?
7.6.3	PST-Datei verschieben / Neue PST-Datei erstellen Meine PST-Datei erscheint plötzlich doppelt
7.6.4	Wie archiviere ich die PST-Datei Daten?
7.6.5	Wie komprimiere ich die PST-Datei?
7.6.6	PST-Datei reparieren (Posteingangsreparatur)
7.6.7	Problemlösungen

7.6.1. Was ist die PST-Datei?

	Der Personal Store, ist die Datei, in der wichtige Daten von Outlook gespeichert werden. Sie hat die Dateiendung pst Man kann diese Datei mit *Start / Suchen / .pst** auf der Festplatte finden.
	Die PST-Datei wird schnell sehr groß (20 - 100 MB und mehr). Nutze AutoArchivierung und Komprimierung, um die PST-Datei klein zu halten.
	Die PST-Datei kann mit einem Kennwort geschützt werden.
	Eine PST-Datei kann immer nur von einem Outlook gleichzeitig geöffnet werden. Die PST-Datei ist deshalb nicht für zentrale Datenverwaltung geeignet. Problemlösungen sind interne Email und Netzwerkordner.
	Wenn Outlook mit einem MS Exchange Server verwendet wird, kann es sein (sollte sein), dass die Daten nicht in der PST-Datei, sondern auf dem MS Exchange Server liegen.
	Eine PST Datei von OL97-OL2002 darf maximal 2 GB groß sein (PST Dateien von OL2003 dürfen größer sein.). Leider war es in der Vergangenheit (ist mittlerweile gefixt) durchaus möglich, dass eine PST Datei in Benutzung größer wird, ohne dass Outlook davor warnt. Eine solche Datei ließ sich dann noch problemlos schließen - aber nicht mehr öffnen. Damit man eine solche Datei wieder öffnen kann, muss sie zuvor "abgeschnitten" werden. Dafür gibt's ein Tool (PST2GB.exe) von Microsoft und einen KB-Artikel (Q296088), wie man das Tool anwendet: http://support.microsoft.com?scid=kb;EN-US;296088

Im CW wird die PST-Datei in ein Profil eingebunden.
Im IMO gibt es kein Profil.
Das ist ein wichtiger Unterschied bei der Problemlösung.

Die PST-Datei sollte Hauptziel jedes Outlook-Backups sein!

Achtung beim Backup auf CD!

7.6.2. Was wird in der PST-Datei abgespeichert?

In dieser Datei werden gespeichert:

	Alle Email-Vorgänge (Eingang/Ausgang/Gesendet/Entwürfe)
	Kontakte (aber nicht die Adressen des PAB - Persönlichen Adressbuches)
	Termine
	Aufgaben
	Notizen
	Journaleinträge
	sämtliche selbst angelegte Ordner, die Elemente der o.a. Ordner enthalten

In dieser Datei werden nicht gespeichert:
(Tipps zum Backup hier...)

	Kategorien
	Adressen des Persönlichen Adressbuches
	Signaturen
	Regeln des Regel-Assistenten
	Outlook Leiste
	Druckereinstellungen und Seiteneinstellungen

7.6.3. PST-Datei verschieben/ neu erstellen

Genau so kann man auch das häufig auftretende Problem von doppelten PST-Dateien lösen.

	Outlook schließen
	PST-Datei suchen und an gewünschten (bzw.: anderen) Ort verschieben
	Outlook öffnen
	Im nun erscheinenden Dialogfeld den neuen Ort der PST-Datei angeben oder neue PST-Datei erstellen.

Hinweis:

Im CW gibt es auch die Möglichkeit, eine neue PST-Datei in der Systemsteuerung zu erstellen:

Systemsteuerung / Mail / Profile anzeigen / Eigenschaften des Profils / Hinzufügen / Persönliche Ordner Datei

PS: Evtl. hilft es, sich etwas näher mit Profilen beschäftigen. Es lohnt sich! Insbesondere das Trouble Shooting ist dadurch erheblich einfacher. Infos findest man in der Online-Hilfe von Outlook.

7.6.4. Wie archiviere ich die PST-Datei Daten?

AutoArchivierung, Export von Daten und Backup der PST-Datei sind 3 unterschiedliche Vorgänge.

	AutoArchivierung verschiebt alte Daten in eine andere PST-Datei (das Archiv)
	Export exportiert (kopiert) ausgewählte Daten in eine andere Datei.
	Backup erstellt eine identische Kopie der aktuellen PST-Datei

AutoArchivierung ist deshalb für eine Datensicherung nur bedingt geeignet.
AutoArchivierung hilft nur, die PST-Datei von alten Daten zu "befreien" und die Dateigröße der PST-Datei klein zu halten.

Für AutoArchivierung muss man in 2 Schritten vorgehen:

1. Die AutoArchivierung Funktion einschalten

Extras / Optionen / Weitere / AutoArchivierung

2. Jedem Ordner einzeln die AutoArchivierung Einstellungen mitgeben

Rechtsklick auf den jeweiligen Ordner / Eigenschaften / Register AutoArchivierung

Die AutoArchivierung läuft dann zum gegebenen Zeitpunkt automatisch ab.

Du kannst manuell archivieren mit: Datei / Archivieren

Nach der Archivierung solltest Du die PST-Datei komprimieren.

Kontakte können nicht mit der AutoArchivierung archiviert werden.
Verwende zur Archivierung von Kontakten die Export Funktion in Outlook.

7.6.5. Wie komprimiere ich die PST-Datei?

Die Outlook PST-Datei ist eine Datenbank. Datenbanken kennzeichnen (üblicherweise) gelöschte Elemente zuerst mit einem "Flag" aber löschen diese Elemente nicht aus der Datenbank.

Deshalb wird eine PST Datei nicht kleiner, nur weil man Elemente gelöscht hat. Erst der Vorgang "Komprimieren" entfernt die mit dem "Flag" gekennzeichneten Elemente vollständig aus der PST-Datei.

siehe hier: Ordner komprimieren

7.6.6. Wie repariere ich die PST-Datei?

Es gibt ein Tool zum Reparieren der PST-Datei.
Es wird standardmäßig auf jedem Outlook-PC installiert.
Das Tool heißt: scanpst.exe

Häufig wird das auch Posteingangs Reparatur genannt.

	Suche diese Datei auf der Festplatte und führe sie aus.
	Folge dann den Anweisungen des Tools.

7.6.7. Problemlösungen

Eine PST-Datei ist eine Datenbank-Datei.
Deshalb gibt es manchmal Inkonsistenzen und nach dem Löschen von Elementen sollte eine PST-Datei komprimiert werden.

Wenn Deine PST-Datei plötzlich doppelt erscheinen sollte...

Ein anderes Standard-Problem ist immer wieder die PST-Datei auf CD-R.

Auf eine PST-Datei muss Outlook lesend und schreibend zugreifen können. Das ist bei einer CD-R nicht möglich. (Das gilt natürlich für alle "Read-Only" Medien!)
Also:

	Datei auf Festplatte kopieren
	Rechtsklick / Eigenschaften / dann Schreibschutz entfernen

Bei Problemen mit der PST-Datei würde ich so vorgehen:

Suche die PST-Datei zuerst auf Deiner Festplatte und kopiere sie an einen sicheren Ort.

Je nach Problem dann:

	evtl. PST-Datei von CD-R auf Festplatte kopieren und Schreibschutz entfernen.
	Nur mit einem Outlook gleichzeitig auf die PST-Datei zugreifen.
	Posteingangsreparatur
	Startparameter zum Zurücksetzen von Fehleinstellungen verwenden
	Neue PST-Datei erstellen und Daten aus der alten PST kopieren
	Neues Profil erstellen und Daten aus der alten PST-Datei kopieren
	AutoArchiv PST Datei zur Datenrettung verwenden
	Backup der PST Datei zur Datenrettung verwenden