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Outlook-Net.de von Folke Kieseler ( MCSE, MVP Outlook) |
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Letzte Aktualisierung: 06-Apr-04
Als "Ansichten" werden in Outlook 2000 die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten der Elemente eines Ordners bezeichnet. Diese Ansichten können vielfältig angepasst und abgespeichert werden, so dass sie auf "Mausklick" wieder zur Verfügung stehen. Outlook 2000 bringt schon einige "Standard-Ansichten" mit. Weitere können erstellt werden.
| Wichtig: Ansichten bestehen aus der reinen Darstellung der Daten (Formatierung, Farbe, Tabellenform usw.) und dem Filter. Der Filter sorgt dabei, nach angegebenen Bedingungen, für die Ausfilterung von Daten. Der Filter ist standardmäßig bei einer neuen Ansicht nicht eingeschaltet. |
| 7.7.1 | Wie schalte ich zwischen Ansichten um? |
| 7.7.2 | Wie passe ich bestehende Ansichten an? |
| 7.7.3 | Wie kann ich Termine farbig darstellen? |
| 7.7.4. | Wie kann ich Daten filtern? Neue Email verschwindet plötzlich |
| 7.7.5 | Wie kann ich Daten gruppieren? |
| 7.7.6. | Tipps und Tricks Mehrere Kontakte auf einmal ändern | Nach Betreff (Unterhaltung) gruppieren |
Ansichten sind je nach Ordner unterschiedlich. Die verschiedenen Standard-Ansichten je Ordner erreicht man über:
 | Ansicht / Aktuelle Ansicht |
oder über das Drop-Down-Feld "Ansicht" in der Symbolleiste "Erweitert"
| Klicke mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste |
| Wähle Erweitert |
| Es erscheint jetzt die erweiterte Symbolleiste mit dem breiten weißen Ansichten Drop-Down-Feld "Aktuelle Ansicht" |
| Übrigens: Wenn man in dieses Drop-Down-Feld einfach einen
neuen Ansichten-Namen eintippt, wird automatisch eine Kopie der aktuellen
Ansicht erstellt. Es erfolgt dann nur noch eine Abfrage, wer diese Ansicht sehen soll und fertig ist die neue Ansicht. Sie kann nun, wie im nächsten Punkt beschrieben, angepasst werden. |
Da gibt es mehrere Möglichkeiten:
a) Rechtsklick auf die graue Spaltenleiste einer Ansicht (typisch für Email-Ordner) dann z.b. auswählen:
| Feldauswahl -> zum Hinzufügen von weiteren Spalten |
| Diese Spalte entfernen -> aktuelle Spalte entfernen |
| Ausrichtung -> zum Ausrichten des Textes |
| Spalten formatieren -> zum Ändern der Spaltentitel usw. |
| Aktuelle Ansicht anpassen -> zum kompletten Ändern der Ansicht |
b) Dieses Dialogfeld erreicht man auch mit:
Ansicht / Aktuelle Ansicht / Aktuelle Ansicht anpassen
Das ist besonders dann hilfreich, wenn es keine graue Spaltenleiste gibt, wie
z.b. in der Kalenderansicht: "Tages-/Wochen-/Monatsansicht"
(Obwohl man diesen Punkt auch dort mit der rechten Maustaste erreichen könnte.)
c) Auch die kleine Darstellung der Aufgaben (in der Kalender-Wochen-Ansicht rechts unten) kann mit Rechtsklick auf die graue Spaltenleiste, und dann "Aktuelle Ansicht anpassen" verändert werden
d) diese Aufgabenansicht kann auch mit "Ansicht / Ansicht Aufgabenblock" verändert werden
| Das funktioniert nur in einer tabellarischen Ansicht, nicht in der Tages-, Wochen-, Monatsansicht! |
In diesem Beispiel erstellen wir eine neue Ansicht im Kalender. Das funktioniert aber genauso oder ähnlich mit anderen Ordner-Typen.
Wir stellen uns als Ziel, Kalendereinträge mit der Kategorie "Persönlich" in der Farbe blau darzustellen.
| Zeige den Kalender an |
| Klicke Ansicht /Aktuelle Ansicht / Ansichten definieren |
| Klicke "Neu" |
| Name der neuen Ansicht: Persönlich |
| Ansichtentyp: Tabelle |
| Kann angewendet werden auf: Diesen Ordner, nur für mich sichtbar |
| Klicke OK |
Es erscheint das Dialogfeld "Zusammenfassung anzeigen"
| Wähle hier nur den Button "Automat. Formatierung" |
| Klicke "Hinzufügen" (es wird eine neue Regel "Unbenannt" erstellt) |
| Name: Persönlich / Schriftart: Tahoma / Schriftfarbe: blau |
Jetzt wird es interessant: Klicke den Button "Bedingung" an
Es erscheinen 3 Register:
| Man kann mit diesen 3 Registern sehr viele verschiedene
Filterungen vornehmen. z.b. könnte man auch alle Nachrichten in einem
öffentlichen Ordner (nur mit MS Exchange Server verfügbar), die in den letzten
7 Tagen erstellt wurden, mit der Farbe grün darstellen. Aber weiter in unserem Workshop... |
| Wähle das Register "Weitere Optionen" |
| Klicke den Button "Kategorien..." |
| Wähle die Kategorie "Persönlich" aus und schließe das Kategorienfeld |
| Schließe das Dialogfeld "Automat. Formatierung" |
| Schließe das Dialogfeld "Zusammenfassung anzeigen" |
| Klicke auf den Button "Ansicht übernehmen" |
Jetzt erscheinen alle Termine, die mit der Kategorie "Persönlich" versehen wurden, in blauer Schrift.
Weitere Anpassungen kann man jetzt wie im Punkt 7.7.2 beschrieben vornehmen.
Filtern von Daten ist der Vorgang, bei dem in einer Ansicht nur noch
diejenigen Daten angezeigt werden, die den Filterkriterien entsprechen.
Also kurz: Es werden nicht benötigte Daten ausgeblendet, um die Übersicht zu
erhöhen. :-)
| Zeige den Ordner an, dessen Daten gefiltert werden sollen |
| Klicke "Ansicht / Aktuelle Ansicht / Aktuelle Ansicht anpassen" |
| Klicke den Button "Filtern" an. |
Wieder erscheinen die 3 Register, die schon im Punkt 7.7.3. besprochen wurden.
Ab hier ist dann eigene Initiative gefragt.
Probiere ruhig einmal verschiedene Kriterien aus.
Besonders vielfältig sind die Möglichkeiten im Register "Erweitert".
Dort kann man alle verfügbaren Felder mit den entsprechenden Kriterien verknüpfen, um das Ziel zu erreichen.
Überwiegend wirst man aber vermutlich mit dem Register "Weitere Optionen" arbeiten können.
Dort kann man filtern nach:
| Kategorie |
| Gelesen/ungelesen |
| Elemente mit/ohne Anlage(n) |
| Wichtigkeit |
| Dateigröße |
Das sollte ca. 80% aller Problemstellungen abdecken können.
| Hinweis: Sollte in Email-Ordnern ein Filter gesetzt sein,
der "ungelesene Nachrichten" ausblendet, kann das zum
"plötzlichen Verschwinden" von Mails führen. Der Anwender hat dann nämlich zusätzlich die Option: Extras / Optionen / Weitere / Vorschaufenster / Nachrichten im Vorschaufenster als gelesen markieren aktiviert. Das heißt:
Wie "von Geisterhand" verschwinden seine ungelesenen Mails dadurch auf einmal im Nichts. |
Gruppieren sorgt für bessere Übersicht bei einer großen Anzahl von Daten.
Ein schönes Beispiel für eine Gruppierung ist die Ansicht "Nach
Kategorie"
| Zeige den Ordner an, dessen Daten gruppiert werden sollen |
| Klicke "Ansicht / Aktuelle Ansicht / Aktuelle Ansicht anpassen" |
| Klicke den Button "Gruppieren" an. |
Hier kann man nun eine Gruppierung in bis zu 4 Ebenen vornehmen.
Man kann den gleichen Effekt erzielen, wenn man mit der rechten Maustaste auf den grauen Spaltenbereich klickt und dann eine der folgenden Möglichkeiten wählt:
| Aktuelle Ansicht anpassen |
| Gruppierfeld |
| Nach diesem Feld gruppieren |
Mehrere Kontakte auf einmal ändern | Nach Betreff (Unterhaltung) gruppieren |
| Angenommen, die Spielzeug GmbH wird international und heißt
nun Toys.com Man muss nun alle 25 Ansprechpartner in den Outlook Kontakten updaten. |
| Zeige den Kontakteordner an |
| Wähle die (vordefinierte) Ansicht "Nach Firma" |
| Klicke zur besseren Übersicht erst mal: Ansicht / Gruppen erweitern-reduzieren / Alle Ebenen reduzieren |
| Suche jetzt die Einträge zur Firma "Spielzeug GmbH" |
| Doppelklicke den ersten Eintrag und öffne damit den Kontakt |
| Ändere die Firma von "Spielzeug GmbH" in "Toys.com" |
| Speichere und Schließe diesen Kontakt |
Es erscheint jetzt eine neue Gruppe "Toys.com" die nur diesen einen geänderten Kontakt enthält.
| Markiere jetzt alle verbliebenen Kontakte unter "Spielzeug GmbH" |
| Ziehe sie mit gedrückter linker Maustaste (Drag & Drop) auf den
einzelnen Eintrag "Toys.com" Es erscheint ein kleiner Tooltip neben dem Mauszeiger, der die Änderung ankündigt. |
| Lasse die Maustaste los. Alle herüber gezogenen Kontakte werden nun mit
"Toys.com" upgedated. Die Gruppe "Spielzeug GmbH" ist verschwunden. |
| Genauso kannt man für andere Felder der Kontakte
vorgehen. Der "Trick" dabei ist immer: Zuerst nach dem zu ändernden Feld gruppieren. Es ist auch möglich, einen völlig leeren Kontakt zu erstellen, der
nur die Daten enthält, die man ändern will (Dummy-Eintrag). Damit kann man z.b. den Eintrag "Deutschland" im Adressfeld in "D" ändern. Einfach die Standardansicht "Nach Ort" verwenden. Der Eintrag "Deutschland" kann auch entfernt werden, wenn eine Gruppe mit "Keine Angabe" erzeugt wurde. Das ist der Fall, wenn es mindestens einen Eintrag gibt, der kein Land angegeben hat. |
... ist ganz einfach:
| Zeige den betreffenden Ordner an |
| Wähle die Standard-Ansicht "Nach Unterhaltungsthema" |
Das war es eigentlich schon. Aber etwas schöner können wir es trotzdem noch gestalten. Zum Beispiel das überflüssige Wort "Unterhaltung" aus der Gruppenkopfzeile entfernen.
Zuerst muss das Feld "Unterhaltung" zu den Spalten hinzugefügt werden:
| Rechtsklick auf die graue Spaltenleiste / Feldauswahl wählen |
| unter "häufig verwendete Felder" das Feld "Unterhaltung" auswählen |
| Mit gedrückter linker Maustaste irgendwo nach oben in die Spaltenleiste ziehen. Dialog "Feldauswahl" schließen |
Jetzt die Spaltenbeschriftung anpassen
| Rechtsklick auf die graue Spaltenleiste / Spalten formatieren wählen |
| linke Seite "verfügbare Felder" das Feld "Unterhaltung" markieren |
| rechte Seite den Eintrag bei Beschriftung löschen |
| Dialogfeld schließen |
Jetzt können noch Spalten entfernt oder hinzugefügt werden und das Ganze noch mit Farben (autom. Formatierung) kombiniert werden.
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