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Letzte Aktualisierung: 06-Apr-04

7.8. Allgemeiner Umgang mit Email

Wichtig ist hier (wie immer) der Setup-Modus von Outlook 2000. (Setup von Outlook 2002)
Sehen Sie deshalb besser vorher noch mal dort nach (2.xx).
Ich werde hier die Abkürzungen IMO und CW verwenden.
Einige Vorgehensweisen unterscheiden sich sehr stark zw. CW und IMO.

7.8.1	Was sollte ich beachten? (Mailformate, winmail.dat)
7.8.2	Wie beantworte ich automatisch Emails? (Autoreply)
7.8.3	Wie erzeuge ich eine Email-Vorlage?
7.8.4	Öffnen von Dateianhängen immer bestätigen
7.8.5	Outlook mit GMX, T-Online usw. nutzen
7.8.6
7.8.7

7.8.1. Was sollte ich beachten? (Mailformate usw.)

Kann ein Empfänger mit seinem Mailprogramm Ihre Mail nicht lesen, erhält er eine völlig unleserliche Mail mit dem Anhang "Winmail.dat".
Spätestens jetzt weißt man, dass man diesem Empfänger in Zukunft Mails nur im "Nur Text" Format senden sollte. :-)

Wählen Sie für eine erste Email an einen unbekannten Empfänger immer das Email-Format "Nur Text"!

Outlook kennt 3 verschiedene Email-Formate:

	"Nur Text" - Mails in reinem ASCII-Text
	"HTML" - Mails im Format der "Internet-Seiten"
	"RTF" - Rich Text Format

Einstellung der Formate:

Grund-Einstellung mit: Extras / Optionen / Register "Email-Format"
Pro Mail Einstellung: Format / <Mailformat wählen>

Grundsätze:

	"Nur Text" kann jedes Email-Programm lesen
	"HTML" können viele (aber nicht alle!) Mailprogramme lesen
	"RTF" können nur Outlook 97-2002 lesen

7.8.2. Wie beantworte ich automatisch Emails? (Autoreply)

Hier steht wie man regelmäßig eine Email nach Zeitplan versendet .

Mit dem Regel Assistenten in Kombination mit einer Outlook Vorlage

Es wird benötigt:

	eine Outlook Vorlage (*.oft)
	Eine Regel

Erstellen Sie zuerst die Outlook Vorlage und füllen Sie diese mit dem gewünschten Text.
Füllen Sie auf keinen Fall den Empfänger aus (das An: Feld), denn der ist ja variabel und hängt vom Absender ab.
Es empfiehlt sich, als Emailformat "Nur Text" zu verwenden, da man nicht weiß, welches Email-Programm der Absender verwendet.

Erstellen Sie jetzt die Auto-Reply Regel:

	Zeige den Posteingang an
	Klicke Extras / Regel Assistent
	Klicke Neu
	Wähle "Bei Ankunft prüfen" / Klicke Weiter
	Wenn alle Mails beantwortet werden sollen klicke bei "Welche Bedingung möchten Sie prüfen?" nur Weiter - sonst muss hier eine Bedingung ausgewählt werden.
	Bei "Was soll mit dieser Nachricht passieren?" muss ausgewählt werden diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
	Klicke nun im unteren Fenster auf die blau unterstrichene Aktion und wähle Deine eben erstellte Outlook Vorlage aus. (Sie sollte sich normalerweise im Ordner "Vorlagen im Dateisystem" befinden.)
	Klicke dann solange Weiter, bis die Erstellung der Regel abgeschlossen ist.

Beachte:
Für diese Regel muss Outlook ständig geöffnet sein und natürlich muss auch der PC ständig eingeschaltet sein. Diese Vorgehensweise eignet sich also nicht für längere Urlaubsabwesenheit.

7.8.3. Wie erzeuge ich eine Email-Vorlage?

Eine Email-Vorlage ist mit der Dokumentvorlage (*.dot) von MS Word vergleichbar. In Outlook haben die Vorlagen die Dateiendung *.oft

Erstellen der Vorlage:

	Öffne eine neue, leere Mail
	Fülle alle gewünschten Felder aus. Man kann die Mail mit einer Email-Adresse versehen, den Betreff und Text festlegen, eben alles, was standardmäßig in der Mail stehen soll...
	Versende diese Email jetzt nicht, klicke statt dessen:
	Datei / Speichern unter
	als Dateiformat "Outlook Vorlage (*.oft)" auswählen
	Ordner zum Speichern der Vorlage auswählen
	Dateinamen für die Vorlage vergeben
	Pfad zu dieser Vorlage merken!
	Vorlage speichern

Die eben geöffnete Mail mit den gesamten Einträgen, kann man jetzt einfach schließen. Diese Mail braucht man nicht mehr zu speichern, das ist ja eben gerade erledigt worden.

Aufruf (Öffnen) dieser Vorlage:

Es gibt unter Outlook keinen so komfortablen Befehl wie unter Word (Datei / Neu) mit dem man schnell alle Vorlagen angezeigt bekommt.

Die normale Vorgehensweise ist:

Extras/ Formulare/ Formular auswählen/ Durchsuchen usw.

Einfacher geht es so:

Ein beliebiges Icon in die Symbolleiste anlegen und diesem Icon als Hyperlink den Pfad zu der eben erstellten Vorlage zuweisen.

	Rechtsklick auf die Symbolleiste / Anpassen wählen
	Register Befehle auswählen
	Beliebiges Icon mit Drag & Drop in die Symbolleiste ziehen
	Dialogfeld noch nicht schließen!
	Rechtsklick auf das eben erstellte Symbol
	Hyperlink zuweisen / öffnen auswählen
	Klicke den Button Datei an
	Wähle als Dateityp Alle Dateien aus
	jetzt zu der Email-Vorlage "durchhangeln", die man gerade erstellt hat. (z.b. nach C:\Eigene Dateien\Outlook Vorlagen\Meine Vorlage.oft)
	Klicke zwei mal OK um die Dialogfelder zu schließen
	Klicke Schließen, um das Dialogfeld Anpassen zu schließen

Jetzt mit einem einfachen Klick auf das Icon in der Symbolleiste die neue Email Vorlage aufrufen.

-> Wo werden die angepassten Symbolleisten gespeichert?

7.8.4. Öffnen von Dateianhängen immer bestätigen

Problem:
Ich habe eine angehängte Datei (Attachment) geöffnet.
Dabei wurde ich gefragt, ob ich die Datei direkt öffnen will oder auf Festplatte abspeichern. In diesem Dialogfeld habe ich das Häkchen "Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen" deaktiviert.
Wie kann ich das rückgängig machen?

Lösung:
Dafür sind die Einstellungen in den Download Eigenschaften des Dateityps zuständig.

Gehe so vor (Beispiel für *.xls Dateien unter Windows 2000):

	Öffne den Windows Explorer (nicht Internet Explorer!)
	Klicke Extras / Ordneroptionen / Register Dateitypen
	Suche den Dateityp xls / markiere ihn / klicke den Button Erweitert
	Im unteren Bereich des nun erscheinenden Dialogfeld es gibt es 3 Checkboxen.
	Setze ein Häkchen bei "Öffnen nach dem Download bestätigen"

Es kann sein, das man unter Windows 95/98 und unter WinNT4.0 diese Einstellung unter einem anderen Menüpunkt suchen muss.

7.8.5. Outlook mit Email Anbietern nutzen

Das Einrichten von Outlook für das Versenden / Empfangen von Email erfolgt immer nach dem gleichen Prinzip

Sie benötigen eine Internet-Verbindung (DFÜ-Netzwerk / LAN)
Sie benötigen die Zugangsdaten zum Mailserver
Sie tragen diese Daten in Outlook ein.

Grundsätze:

	Zum Senden von Mail benötigt man den SMTP* - Server Namen
	Zum Empfangen von Mail benötigt man den POP3* Server Namen
	Zum Anmelden benötigt man Benutzername und Passwort

*Begriffe

SMTP	Simple Mail Transfer Protocol	zum Senden	mittlerweile fast überall mit Passwort
POP3	Post Office Protocol (Version 3)	zum Empfangen	mit Passwort
IMAP4	Internet Mail Access Protocol (Version 4)	zum Empfangen	mit Passwort

Woher bekomme ich diese Daten:

	per Mail oder Deutsche Post
	auf der Webseite des Anbieters (Tip: die ausführlichsten Infos findet man immer auf der Linux-Seite, wenn eine vorhanden ist.)

Was gibt es zu beachten:

T-Online: besser als Albert Rommel kann ich es nicht erklären

GMX und viele andere: Verlangen erst Empfang, dann Senden

AOL: geht nicht (oder nur mit Zusatzprogrammen)

	eNetBot (http://www.enetbot.com/)
	Mapi-Transport Trick (http://members.aol.com/Diverdooo/private/mapi.htm)

Hotmail: geht nicht (nur mit Zusatzprogrammen)

	Web2POP (Shareware)
	Relayer (ca.30 $)

Mehr Email-Tools: