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Letzte Aktualisierung: 06-Apr-04

7.9. Regelmäßig eine Email versenden (Teil 1)

Teil 2 zeigt, wie man das mit dem Tool BLAT erledigt

Teil 1 Regelmäßig eine Email mit Outlook versenden

Dieser Workshop zeigt, wie man regelmäßig eine bestimmte Email versendet.

Das ist z. b. nützlich, wenn man regelmäßig Berichte versenden muss (Wochenberichte oder ähnliches)

In diesem Workshop wollen wir regelmäßig (jeden Freitag) eine Excel-Tabelle (die sich verändert) an den Chef (chef@boss.com) senden.

7.9.1	Was wird benötigt?
7.9.2	Pfad zur Outlook.exe finden
7.9.3	Pfad zur Excel-Datei finden
7.9.4	Email-Formular bearbeiten
7.9.5	Verknüpfung zum Formular erstellen
7.9.6	Start des Sendevorganges
7.9.7	Formular nachträglich bearbeiten

7.9.1 Was wird benötigt?

	Die Email-Adresse des/der Empfänger(s)
	Der Pfad zur Outlook.exe
	Der Pfad zur Excel-Datei
	Eine modifiziertes Email-Formular

7.9.2. Pfad zur Outlook.exe finden

Üblicherweise liegt die Outlook.exe in diesem Pfad:

"...\Programme\Microsoft Office\Office\OUTLOOK.EXE"

Wir benötigen den kompletten Pfad in genau dieser Schreibweise.
Mit den Anführungszeichen, aber natürlich mit dem richtigen Laufwerksbuchstaben.

Also z. B. so:

"C:\Programme\Microsoft Office\Office\OUTLOOK.EXE"

Pfad merken! Brauchen wir im Punkt 7.9.5

7.9.3. Pfad zur Excel-Datei finden

Wir benötigen den kompletten Pfad zur Excel-Datei.

Es ist besonders hilfreich, wenn dieser sehr kurz ist.
(Pfade mit Leerzeichen müssen in Anführungszeichen gesetzt werden! "C:\Eigene Dateien\Wochen Bericht.xls")
Beachte dies besonders im Punkt 7.9.5

Wenn irgendwie möglich, lege einen extra Ordner unter c:\ an und verschiebe die Datei dort hinein.

C:\Weekly\Report.xls (Diesen Pfad werden wir hier benutzen)

Der Pfad zur Datei und der Dateiname dürfen sich nicht ändern!

Eine Versionskennzeichnung durch den Dateinamen ist also für unser Vorhaben nicht möglich. Ist das notwendig, wähle den Weg über das mailto: Verfahren und setze den Pfad mit Variablen in Deinem Programm zusammen.

Bearbeite die Excel Datei dann, indem sie von diesem neuen Ordner geöffnet wird.

Pfad merken! Brauchen wir im Punkt 7.9.5

7.9.4. Email-Formular bearbeiten

Jetzt kommen wir endlich zum "Trick"!

Kurz gesagt, ist der Trick folgender:
Wir schreiben eine einzige, winzige Zeile VBScript-Code in das Öffnen-Ereignis dieses Formulars.
Wird das Formular geöffnet, tritt das Item_Open() Ereignis ein und die Mail wird versendet.

	Öffne Outlook
	Erstelle eine neue Email
	Fülle das An: Feld mit der Empfängeradresse aus
	Fülle die Felder CC: und BCC: aus, wenn das notwendig ist
	Fülle das Feld Betreff: aus. Bedenke dabei, dass der Betreff allgemein gehalten wird und nicht etwa ein Datum einträgst. Eine Woche später sieht die Email sonst sehr lächerlich aus.
	den Mailtext eintragen, den man versenden möchte. Bedenke dabei wieder, dass diese Email regelmäßig versendet werden wird.
	Optional: Klicke jetzt Datei / Speichern unter und speichere die Mail als Weekly.oft im Ordner C:\Eigene Dateien ab.

Der letzte Schritt diente nur der Datensicherung, falls ab jetzt was schief gehen sollte. Man kann dadurch sehr viel leichter zum jetzigen Stand der Mail zurückkehren. Doppelklicke einfach die weekly.oft im Ordner C:\Eigene Dateien und beginne mit dem folgenden Punkt.

	Klicke: Extras / Formulare / Dieses Formular entwerfen Es erscheint das Formular im Entwurfsmodus.
	Klicke: Formular / Code anzeigen Es erscheint der Skript-Editor.
	Klicke: Skript / Ereignishandler
	Markiere das Ereignis Open und klicke den Button Hinzufügen

Es wurden jetzt 2 Zeilen in den Skript Editor eingetragen:

Function Item_Open()

End Function

Schreibe Item.Send genau unter die erste Zeile:

Jetzt sieht es so aus:

Function Item_Open()

Item.Send

End Function

	Glückwunsch! Toll programmiert!
	Schließe den Skript-Editor Es gibt keine Speicher-Abfrage, das ist ok.
	Klicke: Extras / Formulare / Formular veröffentlichen unter...
	Wähle oben bei Suchen in: den Eintrag Bibliothek für persönliche Formulare aus. Evtl. werden jetzt schon einige Formulare angezeigt. Das ist normal.
	Vergib den Namen Weekly für das Formular, genau dort, wo jetzt das Wort Unbenannt steht.

Jetzt ist das Formular bereit, veröffentlicht zu werden.
Lassen Sie uns schnell noch mal prüfen: sieht es so aus?

Formular IPM.Note.weekly veröffentlichen

Dann ist alles in Ordnung!
Bitte nicht an den beiden Formularen Mail_Comment und weeklyreport stören.
Das sind meine beiden Test-Formulare.
Ich kann ja auch nicht alles auf Anhieb. :-))

	den kompletten Namen des Formulars merken!
	Er lautet: IPM.Note.weekly
	Klicke jetzt den Button Veröffentlichen
	Es erscheint eine Abfrage, ob "...Formulardefinitionen mit gesendet..." werden sollen.
	Antworte unbedingt mit Nein!

Jetzt sind wir hier soweit erst mal fertig.

	Schließe das Formular, das sich jetzt im Entwurfsmodus befindet
	Speichere das Formular nicht als Entwurf

Das war es schon. Jetzt kümmern wir uns darum, dass dieses Formular automatisch versendet wird und auch die Excel-Datei angehängt wird.

7.9.5. Verknüpfung zum Formular erstellen

Ab hier wird es wieder ganz schnell und einfach.

	Klicke mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich Deines Desktops.
	Wähle Neu / Verknüpfung Oder den entsprechenden Befehl für Deine Windows Version.
	Gib den Pfad zur outlook.exe ein. Achte darauf, die Anführungszeichen nicht zu vergessen!
	Gehe an das Ende dieses Pfades und gib folgendes ein: /c IPM.Note.weekly /a C:\Weekly\report.xls

Insgesamt ist die Zeile jetzt sehr lang geworden, aber das macht nichts.

Sie sollte komplett jetzt so lauten:

"F:\Programme\Microsoft Office\Office\OUTLOOK.EXE" /c IPM.Note.weekly /a C:\Weekly\report.xls

	Der rote Teil ist für Outlook selber.
	Der blaue Teil ist für das eben entworfene Formular.
	Der grüne Teil gibt den Pfad zum Dateianhang an. Bedenke: Anführungszeichen, falls Leerzeichen im Pfad!
	Vor und nach den beiden Parametern /c und /a folgt ein Leerzeichen.

Klicke weiter durch den Verknüpfungs-Assi und vergib einen Namen für die Verknüpfung (z.b. Wöchentlich).

7.9.6. Start des Sendevorganges

Jetzt gibt es jede Menge Möglichkeiten.

Die einfachste Möglichkeit:

Doppelklick auf die eben erstellte Verknüpfung

Besser und automatischer:

Mit dem Taskplaner von Windows.

Verwende einfach die eben erzeugte Verknüpfung, um den kompletten Link zu kopieren und im Taskplaner einzufügen.

7.9.7. Formular nachträglich bearbeiten

Da das Formular sein Item.Send sofort beim Öffnen ausführt, musst man unbedingt die Shift (Umschalt) Tast gedrückt halten, bevor das Formular geöffnet wird.

	Öffne Outlook
	Klicke Extras / Formulare / Formular auswählen
	Wähle oben die "...Bibliothek für persönliche Formulare"
	Drücke jetzt die Shift-Taste und halte sie gedrückt
	Markiere jetzt das Formular und klicke den Button Öffnen

Teil 2 zeigt, wie man mit BLAT eine Mail versendet