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zuletzt geändert: 06-Apr-2004

Verwaltung einer Ressource mit MS Exchange Server (Teil 1 von 2)

Outlook 97, Outlook 98 und Outlook 2001 für Mac verhalten sich in Bezug auf Ressourcen-Verwaltung anders als Outlook 2000 (und höher)
OL98: Cannot Direct Book Resource Account [Q236393]

Wenn Sie eine der oben genannten Outlook Versionen einsetzen, lesen Sie bitte unbedingt hier:

kurze Erläuterung zum Thema "Direct Booking"...

Achtung: Wichtige Hinweise vorab

Erstellen Sie für eine Ressource keinen öffentlichen Ordner oder öffentlichen Kalender! Sie können die automatische Verwaltung einer Ressource ausschließlich durch das Einrichten eines Postfaches erreichen.
Sie dürfen sich nicht mit Ihrem Benutzernamen und Passwort mit dem Postfach der Ressource verbinden! Sie können sonst die Optionen für diese Ressource nicht unabhängig von den Optionen Ihres Postfaches einstellen.
Sie müssen die Einstellungen der Ressource unbedingt einmal testen, sonst werden keine Frei/Gebucht Zeiten veröffentlicht.
Folgen Sie dazu einfach dem Link ganz unten auf dieser Seite.
Wie eine Ressource gebucht wird, steht hier...(Ressource buchen). Ihre User müssen die Ressource richtig buchen, sonst wird es nicht funktionieren. Teilen Sie Ihren Usern mit, wie man eine Ressource richtig bucht.

Ok, dann kann es ja jetzt losgehen...

Eine Ressource ist in Outlook ein Arbeitsmittel, dass zeitlich und / oder personell gebucht werden kann.

Es kann sich dabei um Konferenzräume, Dienstfahrzeuge, technische Geräte usw. handeln.

Sie benötigen die Hilfe des MS Exchange Server Administrators um eine Ressource einzurichten.

Die Einrichtung des Ressourcenkontos verläuft in 4 Abschnitten:

Abschnitt	Handlung	Erledigung durch
1	Konto und Postfach erstellen	Administrator
2	Profil für die Ressource erstellen	Sie
3	Optionen für das Ressourcenkonto einstellen	Sie
4	Testen der Einstellungen	Sie

Konto und Postfach für eine Ressource erstellen

Bitten Sie Ihren MS Exchange Server Administrator:

Exchange 5.5
	Ein NT-Userkonto mit dem Namen der Ressource anzulegen (z.B. Konferenzraum1)
	Ein MS Exchange 5.5 Server Postfach für diese Ressource anzulegen und diesem Postfach das soeben angelegte Userkonto als „primäres Konto“ zu zuweisen.
	Lassen Sie sich Exchange Server Name, Benutzername und Passwort für dieses Postfach vom Administrator mitteilen.
Exchange 2000
	einen neuen Benutzer im Active Directory anzulegen
	Dabei auch ein Exchange Postfach zu erstellen
	Warten Sie, bis Sie die SMTP Email-Adressen in den Eigenschaften dieses Benutzers sehen
	Lassen Sie sich Exchange Server Name, Benutzername und Passwort für dieses Postfach vom Administrator mitteilen.

Profil für eine Ressource erstellen

· Erstellen Sie ein neues Outlook Profil für dieses Postfach auf Ihrem PC.

· In den Eigenschaften dieses neuen Profils wechseln Sie zu den Eigenschaften des Exchange Server Dienstes.

· Wählen Sie dort auf der Registerkarte „Erweitert“ bei „Anmeldung-Netzwerksicherheit“ die Option „keine“ aus.

· Öffnen Sie Ihr Outlook 2000 und wählen Sie das eben erstellte Profil für die Ressource aus.

· Da Sie angegeben haben, dass nicht automatisch Ihr Benutzername und Passwort verwendet werden soll, haben Sie jetzt die Möglichkeit, den korrekten Namen und das Passwort des Ressourcenkontos anzugeben. Vergessen Sie nicht, auch die korrekte Domäne des Ressourcenkontos einzugeben.

Optionen der Ressource einstellen

Jetzt sollten Sie korrekt mit dem Postfach der Ressource verbunden sein.

Sorgen Sie dafür, dass diese Ressource Anfragen automatisch beantwortet:

· Klicken Sie Extras / Optionen / Kalenderoptionen / Ressourcenplanung

· Wählen Sie alle 3 Optionen aus.

· Überlegen Sie, ob einige Ihrer Kollegen offline arbeiten werden (Notebook, Heimarbeiter usw.)

· Wählen Sie in diesem Fall auch den Button „Berechtigungen“ und legen Sie die notwendigen Berechtigungen fest.

Dialogfeld: Ressourcenplanung

Abbildung 9.3: Ressourcenplanung

Sorgen Sie dafür, dass diese Ressource ihre „frei/gebucht Zeiten“ regelmäßig veröffentlicht:

· Klicken Sie Extras / Optionen / Kalenderoptionen / Frei/Gebucht-Optionen

· Stellen sie 12 Monate und 2 Minuten ein.

Kalender der Ressource zum Ansehen freigeben

Wie sie gleich sehen werden, kann jeder Benutzer ganz bequem die Frei/Gebucht Zeiten der Ressource sehen.

Allerdings besteht manchmal auch der Wunsch, eine „richtige“ kalendarische Übersicht zu sehen.

Das erfordert 2 Schritte:

1. Sie müssen den Kalender Ihrer Ressource freigeben

2. Die Benutzer müssen das Postfach der Ressource zusätzlich zu Ihrem eigenen Postfach öffnen.

Freigeben des Kalenders

· Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kalender

· Wählen Sie das Register „Berechtigungen“ aus.

· Stellen Sie die Standardberechtigung auf „Stufe 4“

· Sie müssen in jedem Fall sicherstellen, dass alle Benutzer mindestens „Eigene Objekte erstellen“ können, da die Benutzer sonst diese Ressource nicht buchen können!!!

Zusätzliches Postfach öffnen

· Die Benutzer können mit „Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers“ den Kalender der Ressource öffnen. Sie können dazu sogar ganz bequem das Globale Adressbuch verwenden.

· Die Benutzer können aber auch dieses Postfach zusätzlich zu Ihrem eigenen Postfach ständig öffnen. Dazu gehen Sie so vor:

· Klicken Sie „Extras / Dienste“. Zeigen Sie dann die Eigenschaften des Exchange Dienstes an. Wählen Sie dann das Register „Erweitert“. Geben Sie dort das zusätzliche Postfach an.

Schließen Sie jetzt alle Dialogfelder, und testen Sie die Einstellungen der Ressource.

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