Verwaltung einer Ressource mit MS Exchange Server (Teil 2 von 2)

Einstellungen testen

Achtung: Diese Schritte sind zwingend erforderlich, um das Postfach der Ressource zu „aktivieren“. Sie müssen ein neu erstelltes Postfach mindestens einmal öffnen und wenigstens einen Termin eintragen, damit „Frei/Gebucht Zeiten“ veröffentlicht werden.

	Falls noch nicht geschehen: Öffnen Sie Outlook mit dem Profil der Ressource
	Wechseln Sie zum Kalender dieser Ressource
	Geben Sie zwei beliebige Termine ein.

Sie können z.B. folgende Termine verwenden:

	Für den heutigen Tag erstellen Sie einen neuen ganztätigen Termin und nennen ihn „Renovierung Konferenzraum 1“
	Wählen Sie die Option „Mit Vorbehalt“ aus.

Testtermin 1 Ressource

Abbildung 9.5: Testtermin Ressource

	Für den morgigen Tag tragen Sie einen Termin von 09:00 Uhr bis 10:30 Uhr ein und nennen ihn „Meeting Marketingabteilung“
	Wählen sie hier die Option „Gebucht“ aus.

Testtermin 2 Ressource

Abbildung 9.6: Testtermin 2 Ressource

Speichern Sie beide Testtermine und schließen Sie Outlook

Jetzt wird die Ressource gebucht (zum Test)

Genau, wie hier beschrieben, bucht man diese Ressource nachher auch im "richtigen Leben". Natürlich verwendet man dann nicht die hier genannten "Testtermine", sondern den selbst gewünschten Termin. :-))

Im Klartext:

	niemals das Postfach der Ressource öffnen
	immer mit dem eigenen Kalender einen neuen Termin erstellen
	immer die Ressource als "Ressource" buchen
	niemals als "Teilnehmer" (weder "Erforderlich" noch "Optional")

Öffnen Sie Outlook mit Ihrem Profil (nicht mit dem Profil der Ressource)

Wechseln Sie in Ihrem Kalender zum Datum des ersten Testtermines – in diesem Beispiel zum 01. August 2000

Erstellen Sie einen neuen Termin

Wechseln Sie in diesem Termin zur Registerkarte „Teilnehmerverfügbarkeit“

Klicken Sie auf den Button „Weitere Einladen“

Fügen Sie die Ressource aus Ihrem globalen Adressbuch in das Feld „Ressource“ (rechts unten) ein und klicken Sie dann auf OK

Ressource buchen

Abbildung 9.7: Ressource buchen

	Sie sollten jetzt ein Bild erhalten, dass der folgenden Abbildung ähnlich ist.
	Entscheidend dabei ist, dass Sie einen hellblauen Balken an dem Tag sehen, für den Sie den Testtermin „Renovierung“ erstellt haben.
	Außerdem einen dunkelblauen Balken am Tag darauf, von 09:00 – 10:30 Uhr für den Testtermin „Meeting Marketingabteilung“

Frei/Gebucht Darstellung der Ressource

Abbildung 9.8: Frei/Gebucht Darstellung der Testtermine

Automatische Ablehnung eines Termins durch die Ressource

Wenn Sie die 3 Optionen, wie oben beschrieben, gewählt haben, lehnt die Ressource automatisch fehlerhafte Anfragen ab.
(Das gilt nur für Outlook 2000! Mit Outlook 98 geht es nur, wenn OL98 mit dem Profil der Ressource geöffnet ist. Keine Ahnung, warum, aber es ist so...)

(Abschnitt „Optionen der Ressource einstellen“ / „Sorgen Sie dafür, dass diese Ressource Anfragen automatisch beantwortet“)

Das ist sehr hilfreich, wenn Sie der Verwalter der Ressource sind und nicht ständig mit dem Postfach verbunden sein wollen.

Wenn der Benutzer beim Erstellen einer Besprechungsanfrage einen Termin auswählt, an dem die Ressource belegt ist, wird die Besprechung nicht angenommen.

Frei/Gebucht Darstellung (belegt) der Ressource

Abbildung 9.9: Ressource belegt

Dialogfeld: Ressource belegt

Abbildung 9.10: Meldung über belegte Ressource

	Öffnen Sie Outlook mit Ihrem Profil (nicht mit dem Profil der Ressource)
	Wechseln Sie in Ihrem Kalender zum Datum des ersten Testtermines – in diesem Beispiel zum 01. August 2000
	Erstellen Sie einen neuen Termin
	Wechseln Sie in diesem Termin zur Registerkarte „Teilnehmerverfügbarkeit“
	Klicken Sie auf den Button „Weitere Einladen“
	Fügen Sie die Ressource aus Ihrem globalen Adressbuch in das Feld „Ressource“ (rechts unten) ein und klicken Sie dann auf OK

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Jetzt wird die Ressource gebucht (zum Test)

Automatische Ablehnung eines Termins durch die Ressource

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